การบริการยืมคืน & บริการยืมระหว่างห้องสมุดหรือสถาบัน

การบริการยืมคืน

ค่าปรับ

                        วัตถุประสงค์ : เพื่อกระตุ้นให้ผู้ใช้มีความรับผิดชอบและเป็นการกระจายการหมุนเวียนให้ผู้อื่นได้มีโอกาสเข้าถึง

การกำหนดค่าปรับ : ห้องสมุดต่างๆจะกำหนดค่าปรับแตกต่างกันและค่าปรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทก็มีความแตกต่างกันด้วย แต่ค่าปรับสำหรับการยืมระยะสั้นจะสูงกว่าค่าปรับการยืมระยะยาว บรรณารักษ์จึงควรส่งเอกสารแจ้งเตือนวันส่งก่อนวันที่ผู้ใช้จะคืน อาจแจ้งเป็นหนังสือ กระดาษเอกสาร E-mail หรือ SMS ก็ได้

การจัดการปัญหาในการปรับ : อาจมีการยกเว้น การผ่อนผันหรือยืดเวลาส่งคืน หากผู้ใช้ไม่มีการส่งคืนและไม่จ่ายค่าปรับ สิทธิการใช้ห้องสมุดจะถูกระงับและบางห้องสมุดของมหาวิทยาลัยถึงกับทำเรื่องขอระงับการออก Transcript หรือระงับการอนุมัติการสำเร็จการศึกษา บรรณารักษ์จึงควรติดประกาศเพื่อแจ้งขอความร่วมมือให้ส่งหนังสือคืนตามกำหนดและควรแจ้งเตือนเป็นระยะก่อนการดำเนินการใดๆในการจำกัดสิทธิ

การจ่ายค่าปรับ : อาจจ่ายที่บริการยืมคืนหรือจ่ายผ่านระบบอัตโนมัติ และควรเปิดโอกาสให้มีการผ่อนผันต่อรองระหว่างผู้ยืมและเจ้าหน้าที่

ค่าสมาชิก & ค่าธรรมเนียม: สำหรับหนังสือที่เสียหาย ต้องมีการปรับค่าเสียหาย ซึ่งคิดราคาตามค่าใช้จ่ายต่างๆในการซ่อมแซม และมีการแจ้งรายละเอียดให้กับผู้ชดใช้ค่าเสียหายด้วย

จริยธรรมในการบริการ

            ต้องป้องกันสิทธิของผู้ใช้ กล่าวคือ มีการหมุนเวียนทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุดให้ผู้อื่นได้เข้าถึงบ้าง ไม่ควรให้ผู้ใดผู้หนึ่งครอบครองและควรให้บริการที่สอดคล้องกับหลักการที่ถูกต้อง          

การจัดการชั้น

            ถือเป็นหน้าที่หลักของบรรณารักษ์ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ ควรจัดให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถหาได้ง่ายและสะดวก ทุกเทอมจึงต้องมีการขึ้นชั้นใหม่ เพื่อตรวจสอบการวางผิดที่และการสูญหายของทรัพยากรสารสนเทศ อีกทั้งมีการทำการขึ้นชั้นหนังสือยอดนิยมด้วย

การดูแลรักษา

            ควรจัดเจ้าหน้าที่เพื่ออบรมการใช้ให้กับผู้ใช้ในการดูแลรักษาหนังสือแบบพื้นฐาน เช่น ห้ามนั่งทับ ห้ามทานอาหารเครื่องดื่มขณะเปิดอ่าน ห้ามฉีกหรือตัดส่วนใดส่วนหนึ่งในหนังสือ เป็นต้น

การรักษาความปลอดภัย

            คือ การมีแถบแม่เหล็กสอดเข้าไปในหนังสือ และมีประตูที่ใช้ตรวจสอบการนำทรัพยากรสารสนเทศออกนอกห้องสมุดโดยไม่ได้ทำการยืม เป็นการป้องกันการสูญหายของทรัพยากรสารสนเทศภายในห้องสมุด

การจัดเก็บทะเบียนผู้ใช้

            คือ การเก็บข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ เพื่อสะดวกในการติดต่อกับผู้ใช้ และเพื่อสามารถจำแนกได้ว่า ใครบ้างที่มีสิทธิ์ยืมทรัพยากรของห้องสมุด

บัตรสมาชิก แบ่งออกเป็น

1.      บัตรพลาสติก

2.      บัตรติดแถบแม่เหล็ก

a.      บัตรที่ไม่เกี่ยวกับการเงิน (Non Financial Related Card) เช่น บัตรสมาชิก บัตรเข้าออก-เข้าสถานที่  ใบจอดรถ บัตรเก็บข้อมูล

b.      บัตรที่เกี่ยวกับการเงิน (Financial Related Card) ประกอบด้วยระบบการป้องกันระดับสูง มีการเข้ารหัส การใช้งาน เช่น บัตรธนาคารเบิกเงินสด บัตรเดบิต บัตรวีซ่า และมาสเตอร์การ์ด แบบไม่ติด Chip

3.      บัตรติดรหัสแถบ

4.      บัตรติดชิพหรือบัตรอัจฉริยะ

a.      บัตรทำงานแบบสัมผัส (Contact Card) บัตรนี้การทำงานต้องนำตัวชิพที่ด้านหน้าบัตรเข้าเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ เพื่ออ่านค่า (EDC-Electronic Debit Card) บัตรนี้เหมาะสำหรับงานที่เก็บข้อมูลจำนวนมากและต้องการความปลอดภัยสูง เช่น บัตรเครดิต บัตรประชาชน ใบขับขี่

b.      บัตรทำงานแบบไม่สัมผัส (Contactless Card) บัตรที่ผสมผสานการทำงานของ RFID เข้าไป ภายในตัวบัตรจะประกอบด้วยชิพและเสาอากาศ (Antenna) เพื่อใช้ในการสื่อสาร เช่น บัตรเข้า – ออกสถานที่ บัตรเดินทางรถไฟฟ้า บัตรสมาชิก เป็นต้น

c.      บัตรทำงานแบบผสม (Dual Interface Card) บัตรที่ทำงานได้ทั้งระบบสัมผัสและไม่สัมผัส ให้การใช้งาน สะดวก และรวดเร็ว มากขึ้น ปัจจุบันมีการใช้งานในระบบ การชำระเงินและอุตสาหกรรมความปลอดภัย เช่น บัตรประชาชน บัตรเงินสด เป็นต้น

บริการจอง

            เป็นบริการที่ผู้ใช้สามารถจองหนังสือหรือทรัพยากรสารสนเทศอื่นๆที่ต้องการได้ โดยการกรอกข้อมูลผ่านทางเว็บไซต์ของห้องสมุด

บริการหนังสือสำรอง

            เนื่องจากมีจำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่จำกัด จึงมีการจำกัดระยะเวลาในการใช้ให้สั้นลง เพื่อให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้

Instant Messenger (IM) บน OPAC

            เป็นการทำ IM เพื่อช่วยในการให้บริการตอบคำถาม

Online Chat แบ่งออกเป็น

1.      Online Chat

2.      Integrate Online IM

สาเหตุที่ผู้ใช้ไม่พอใจในการให้บริการ

1.      ปัญหาในการเข้าถึง เช่น ผู้ใช้ไม่สามารถหาสิ่งที่ต้องการได้, ระยะเวลาในการยืมสั้นหรือจำกัดครั้งการยืมต่อ

2.      ปัญหาของฝ่ายยืมคืน เช่น ผู้ใช้ไม่ได้รับการแจ้งเตือนกำหนดส่ง

3.      ปัญหาการจัดการพื้นที่ห้องสมุด เช่น การมีเสียงรบกวน

4.      ปัญหาการจัดเตรียมพื้นที่ เช่น ห้องสมุดมีอากาศร้อนหรือเย็นเกินไป

5.      ปัญหาจากค่าปรับ

6.      ปัญหาความไม่พอใจจากการบริการของบรรณารักษ์

7.      ปัญหาเครื่องมืออุปกรณ์ในห้องสมุดไม่ทำงาน

ความคาดหวังของผู้ใช้

            ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างสะดวก เพื่อให้ผู้ใช้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการและได้สารสนเทศที่มีความน่าเชื่อถือ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ

บริการยืมระหว่างห้องสมุดหรือสถาบัน (Inter Library Loan - ILL)

            เนื่องจาก ไม่มีห้องสมุดใดที่สามารถจัดหาทรัพยากรที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ทั้งหมด และฝ่ายบริหารห้องสมุดได้คำนึงถึงการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุดเป็นบริการหลัก เพราะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งที่เพิ่มคุณภาพในการให้บริการและทำให้ผู้ใช้สามารถได้สารสนเทศที่ต้องการ ซึ่งประกอบด้วย การขอยืมและการให้ยืม ดังนั้น บริการยืมระหว่างห้องสมุดหรือสถาบันจึงหมายถึง บริการที่สถาบันหรือสถาบันบริการสารสนเทศร่วมมือกันในการให้บริการขอใช้วัสดุห้องสมุดภายในสถาบันหรือสถาบันบริการสารสนเทศอื่นๆ โดยมีข้อตกลงร่วมกัน เพื่อสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ให้ดีที่สุด

           

องค์ประกอบ

1.      สร้างเครือข่ายความร่วมมือ

2.      สร้างข้อตกลงร่วมกัน เพื่อการปฏิบัติร่วมกัน

ความสำคัญของบริการ ILL

1.      ขยายความสามารถในการเข้าถึง

2.      ลดข้อจำกัดด้านระยะทาง

3.      ใช้ทรัพยากรสารสนเทศอย่างคุ้มค่าคุ้มทุน

4.      ช่วยประหยัดงบประมาณ

5.      ช่วยให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรที่หายากที่มีเฉพาะบางห้องสมุด

6.      สร้างความเข้มแข็งในการจัดการ

7.      สร้างภาพพจน์ที่ดีในการให้บริการ

             

Library Building & บริการยืม-คืน

Library building หรือการสร้างห้องสมุด

1. อาคาร : สวยงาม หรูหรา แปลก เด่นสะดุดตา ดึงดูดใจผู้ใช้บริการ มีความสร้างสรรค์ ทันสมัย เสมือนห้องสมุดในฝัน
2.การบริการอื่นๆ : ร้านอาหาร, ร้านกาแฟ, ร้านขายของที่ระลึก, ลานแสดง, Fitness
3.ภายในอาคาร : หรูหราทันสมัย, สีสันสดใส, คล้ายห้างสรรพสินค้า, ผู้ใช้บริการรู้สึกผ่อนคลาย, มีแสงสว่างที่เพียงพอ ซึ่งพยายามใช้แสงสว่างจากภายนอกจะเป็นการดี, มีป้ายต่างๆที่เห็นชัดเจน, มีโต๊ะ เก้าอี้เพียงพอแก่ผู้ใช้บริการ โต๊ะเก้าอี้ควรมีรูปร่างลักษณะที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถอยู่ในท่าที่สบาย นั่งหรือนอนก็ได้, มีมุมส่วนตัวให้กับผู้ใช้บริการ, มีบริการเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เพียงพอและไม่ชำรุด รวมทั้งบริการการสืบค้นที่เข้าถึงง่ายสะดวก รวดเร็ว, มีบรรยากาศที่ดี อากาศไม่ร้อนแออัด, มีความปลอดภัย, มีการแสดงผลงานต่างๆ , มีการใช้แสงสีหรือเฟอร์นิเจอร์ที่มีดีไซน์เข้ามาเพิ่มสีสันในการตกแต่ง
หากต้องการดึงดูดผู้ใช้บริการที่อยู่ในวัยเด็ก ก็จะมีการตกแต่งห้องสมุดโดยมีของเล่น ตุ๊กตา หรือสิ่งที่เด็กๆสนใจและสามารถช่วยพัฒนาการทางด้านร่างกาย จิตใจและสมองของเด็ก เมื่อเด็กๆเข้ามาใช้บริการก็จะมีความสุข สนุก ชื่นชอบ และอยากมาใช้บริการบ่อยๆ ถือเป็นวิธีการที่จะกระตุ้นให้เกิดการปลูกฝังให้เด็กๆรักการอ่าน
4. แสงสว่าง : เพียงพอ หรืออาจใช้แสงเพื่อช่วยในการตกแต่ง
5. การบริการสแกน สำเนา หรือแผ่นเสียง : หาได้ง่าย, สะดวก, รวดเร็ว
6. ป้ายหรือสัญลักษณ์ : มองเห็นได้ชัดเจน, พบได้ง่าย, มีความดึงดูดใจ เช่น ป้ายบอกทาง, ป้ายบทบาทหน้าที่, ป้ายแสดงห้องต่างๆ, ป้างแจ้งกฎการใช้ห้องสมุด, ป้ายแจ้งข่าวสารต่างๆ, คำคม เป็นต้น
7. Library Furniture : ช่วยดึงดูดใจผู้ใช้ให้เข้าไปใช้บริการ, แปลก, สวยงาม, มีดีไซน์, หรูหรา, สะดวกสบาย
8. Library Equipment : ห้องสมุดที่ทันสมัยควรจะมี Smart Board, Intelligence Board, wireless lab cart , Book binder, Film scanner is used to scan in 35mm slides, 35mm negatives, or other film, Digital Microfilm Scanning, Document Archive Writer, Shelves reader, Movable shelving, Key-lock for system security,  Pamphlet,  Specimen,  Map, chart, Film, Copy card vending machine, Security gate, Media Viewing Room, Group study room, Library Instruction Classroom, Computor lab - Key card เป็นต้น

บริการยืม-คืน (Check-in and Check-out)

เป็นจุดบริการจุดแรกที่ผู้ใช้มองเห็นและเข้ามาติดต่อมาก จึงมีผลต่อการตัดสินคุณภาพในการบริการของห้องสมุด ซึ่งบริการนี้มีเป้าหมายหลัก คือ การเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้ โดยการหมุนเวียนกันใช้ตามช่วงเวลาที่ได้กำหนดไว้ ผู้ใช้ต้องได้รับสิทธิในการเข้าถึงสารสนเทศและได้รับบริการอย่างสะดวกสบายและเท่าเทียมกัน รวมทั้งผู้ใช้สามารถนำทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้นไปศึกษาค้นคว้านอกสถาบันได้

ทรัพยากรห้องสมุดที่สามารถยืมคืนได้ ได้แก่ หนังสือ วารสาร วิทยานิพนธ์ รายงานการวิจัย สิ่งพิมพ์บริจาค สิ่งพิมพ์เบ็ดเตล็ด ซีดีรอม เป็นต้น โดยมีการกำหนดระยะเวลาในการยืม-คืน ตามนโยบายสถาบัน โดยทั่วไป หากมีทรัพยากรมีน้อย จะมีอัตราการยืมสูง แต่ช่วงเวลาการให้ยืมจะสั้น เพื่อให้ผู้อื่นมีโอกาสได้ใช้ อีกทั้งมีค่าปรับสิ่งพิมพ์ที่เกินกำหนดส่งหรือมีการชำรุดเสียหาย ตามกำหนดอัตราการปรับ

นอกจากนั้นยังมีบริการรับจองสิ่งพิมพ์ที่มีผู้ยืมแล้ว, บริการต่ออายุการยืมอัตโนมัติ, บริการหนังสือสำรอง, บริการตรวจสอบหนังสือ เมื่อผู้ใช้หาตัวเล่มจากชั้นไม่พบ, บริการตอบคำถามชี้แนะสารนิเทศแก่ผู้ใช้ภายในห้องสมุดและผู้ติดต่อสอบถามทางโทรศัพท์, บริการยืมระหว่างห้องสมุด, บริการจัดส่งเอกสาร, บริการล็อคเกอร์รับฝากสิ่งของ

คุณสมบัติของบรรณารักษ์ฝ่าย ยืม-คืน

1.      ยิ้มแย้มแจ่มใส มีความเป็นมิตร มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี มีไมตรีจิต มีความเป็นกันเอง

2.      เต็มใจให้บริการ มีใจรักงานด้านบริการ มีความอดทนสูง

3.      มีความรู้ความสามารถเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีไว้บริการ

4.      มีการจัดทำประชาสัมพันธ์หรือจัดบอร์ด เพื่อติดต่อกับผู้ใช้งาน

5.      มีทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์และฐานข้อมูล OPAC

6.      มีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

งานที่บรรณารักษ์ฝ่าย ยืม-คืน เป็นผู้ควบคุมดูแล

1.      การยืมและการคืน

2.      ระบบงานยืมคืนอัตโนมัติ

3.      การลงทะเบียนผู้ใช้

การจัดการ

1.      ห้องสมุดขนาดเล็ก บรรณารักษ์เป็นผู้ทำหน้าที่บริการจ่าย-รับ โดยการจัดการ ดูแล กำหนดนโยบาย กำหนดขั้นตอนการดำเนินงาน กำหนดกฎระเบียบต่างๆ รวมทั้งให้คำแนะนำผู้ที่อยู่ในขอบข่ายงานของตนเองด้วย

2.      เจ้าหน้าที่บริการห้องสมุดจะต้องตอบคำถามง่ายๆของห้องสมุดกับผู้ใช้

3.      หัวหน้าหน่วยงานต้องจัดการทุกหน่วยงานและควบคุมดูแลบรรณารักษ์

หน้าที่การทำงานในห้องสมุด แบ่งออกเป็น 4 บุคคล

1.      บรรณารักษ์

2.      ผู้ช่วยบรรณารักษ์

3.      เจ้าหน้าที่

4.      เจ้าหน้าที่ฝ่ายขึ้นชั้นหนังสือ

กฎระเบียบในการปฏิบัติงาน

1.              ต้องมีการเตือนการกำหนดส่ง ครั้งที่ 1, 2, 3,… กับผู้ใช้บริการก่อนวันที่จะส่งคืน

2.              หากมีการชำรุด ผู้ใช้จะต้องชดใช้ค่าเสียหายตามรายละเอียดค่าใช้จ่าย

3.              หากเกิดการสูญหาย ผู้ใช้ต้องรับผิดชอบ

          การจัดเก็บทะเบียนผู้ใช้

            การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ เพื่อความสะดวกในการติดต่อกับผู้ใช้ เพื่อสามารถจำแนกได้ว่าใครที่มีสิทธิ์ยืมทรัพยากรหรือใช้บริการของสถาบันบริการสารสนเทศ อีกทั้งช่วยให้ทราบว่ากลุ่มเป้าหมายและลักษณะกลุ่มเป้าหมายที่จะให้บริการเป็นใคร มีลักษณะอย่างไร

ทะเบียนผู้ใช้

หมายถึง ข้อมูลกลุ่มเป้าหมายที่จะให้บริการ เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับ อายุ อาชีพ ความสนใจ ของผู้ใช้ที่จะช่วยในการวางแผนการบริการและการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งแฟ้มข้อมูลผู้ใช้ต้องมีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันเสมอ

ผู้ทำหน้าที่ลงทะเบียนผู้ใช้ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ห้องสมุด ผู้ช่วยบรรณารักษ์ และนักศึกษาช่วยงาน

ระบบงานยืมคืนอัตโนมัติ

            ระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ ที่ประกอบด้วยชุดโปรแกรมหรือโมดูล (Module) ต่างๆ ที่ช่วยในการปฏิบัติงานห้องสมุดได้ครบวงจร ซึ่งระบบห้องสมุดอัตโนมัติสำเร็จรูปที่นิยมใช้ ดังนี้

            1. ระบบ URICA

            2. ระบบDYNIX

            3. ระบบ TINLIB

            5. ระบบ VTLS  

Circulation Module   

1.              การยืม คืน

2.              การจอง

3.               การยืมต่อของสารนิเทศต่างๆ (อัตโนมัติ)

4.               การปรับ

5.               การออกใบเสร็จรับเงิน

6.               การเก็บทะเบียนผู้ใช้ไว้

7.               การทวงถามรายการค้างส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

8.               การตรวจสอบรายละเอียดของค่าปรับที่ค้างชำระ

9.               ตรวจสอบรายการสารนิเทศที่ครอบครองไว้

10.       สำรองหนังสือ

11.        สถิติเกี่ยวกับการยืมสามารถสืบค้นได้ตลอดเวลา

12.        สามารถค้นข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 3 ปี

13.        การจัดทำรายงานสถิติการยืมที่สมบูรณ์ เพื่อเปรียบเทียบกับสถิติของเดือนที่ผ่านมา

เทคโนโลยีที่มีการนำมาใช้ในบริการยืม คืน

1.      เทคโนโลยีรหัสแถบ (Barcode) ใช้แทนตัวเลขและตัวอักษร

2.      เทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identify) หรือเรียกว่า Transponder เป็นการใช้คลื่นความถี่วิทยุ เพื่อระบุอัตลักษณ์ของวัตถุหรือเจ้าของวัตถุ นำไปใช้งานแทนระบบรหัสแถบ สามารถอ่านข้อมูลผ่านวัตถุหรือสิ่งกีดขวางได้ สามารถอ่านข้อมูลของวัตถุทั้งหมดที่อยู่ในรัศมีการอ่านได้ในครั้งเดียวและสามารถบ่งชี้วัตถุหรืออ่านข้อมูลได้โดยวัตถุนั้นไม่ต้องอยู่ในแนวระดับที่มองเห็น

3.      รหัสบาร์โค๊ดแบบ 2 มิติ  (QR code, 2D Barcode) เป็นเทคโนโลยีที่อยู่กึ่งกลางระหว่างรหัสบาร์โค้ดแบบธรรมดาและเทคโนโลยี RFID ต้องจัดทำบาร์โค๊ด 2 ดวง คือ ดวงที่ 1 เพื่อทำการจัดเก็บเฉพาะข้อมูลทางบรรณานุกรมของหนังสือ และดวงที่ 2 เพื่อใช้ทำการยืมคืนหนังสือ

4.              Active Tag มีแหล่งพลังงานขนาดเล็กหรือมีแบตเตอรี่ในตัว สามารถส่งข้อมูลด้วยความถี่ ได้ด้วยตนเองและสามารถส่งข้อมูลได้ไกล แต่ราคาจะสูงและมีอายุการใช้งานที่จำกัด

5.              Passive Tag ไม่มีแหล่งพลังงานหรือแบตเตอรี่ในตัว ต้องการพลังงานหรือการกระตุ้นด้วยความถี่วิทยุจาก Reader แต่มีราคาถูกและไม่จำกัดอายุการใช้งาน